包头师范学院采购内部控制管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步理顺学校招标与采购活动组织链条，规范招标与采购行为，落实学校各单位在招标与采购活动中的主体责任，强化招标与采购活动中的权力制约和责任追究，防范采购廉政风险，根据《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库〔2016〕99号）、《内蒙古自治区财政厅关于加强预算单位政府采购活动内部控制制度的通知》（内财购〔2021〕965号）、《关于印发关于〈进一步加强高等学校内部控制建设的指导意见〉的通知》（财会〔2024〕16号）等有关规定，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于包头师范学院采购业务管理工作。学校采购实行统一管理,分工负责的工作机制，实现计划管理与预算管理相结合，立项、采购、验收、监管相分离，以相互制约、有效监督为内控目标。
第三条 学校的各类财政资金、纳入学校财务管理的其
他资金，以及与其配套的资金，用于采购货物、服务、工程
（包括：新建工程、改造、维修、装修等），均适用于本办法。
第四条 学校按照“分事行权、分岗设权、分级授权”的制衡要求，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的招标与采购内部运转和管控制度，实现对招标与采购活动内部权力运行的有效制约。
第五条 学校采购工作遵循以下原则：
（一）依法依规原则。采购活动必须严格遵守国家各项法律、法规、规章和规范性文件要求，任何单位和个人不得乱用采购方式，不得以任何理由规避招标、政府采购以及集中采购。
（二）市场规律原则。采购活动必须遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实诚信的市场原则，尽可能压缩采购批次、降低采购成本。
（三）“五不采”原则。无计划不采购，无预算不采购，“三无产品”不采购，安装施工条件不具备不采购，能调剂不采购。
（四）“四权分离”原则。采购计划审批权、采购权、验收权、支付权相分离。
（五）廉洁高效原则。所有采购参与者必须廉洁奉公、务求高效，维护学校良好形象。
（六）“谁采购、谁负责”原则。项目单位和采购项目负责人分别是采购项目的责任单位和第一责任人，承担采购活动主体责任。
第六条 在采购过程中，学校应当主动落实支持本国产品、科技创新、绿色采购和乡村振兴，促进中小企业、监狱企业和残疾人福利性单位发展等政府采购政策。
第二章 管理机构及职责
第七条 学校成立招标采购工作领导小组，负责贯彻执行国家和自治区采购工作方面的法律法规和政策，统一领导、统筹协调、监督指导全校采购工作。由分管国有资产管理处的副校长担任组长，成员单位：党政办公室、国有资产管理处、财务处、基建规划处、后勤及运营管理处、审计处和学校法律顾问。招标采购工作领导小组办公室设在国有资产管理处，办公室主任由国有资产管理处处长兼任。
第八条 学校各内设机构应分别承担采购管理相应的职责。学校各归口管理部门的管理范围按照经费收支主管部门职责范围确定，未明确归口管理范围的项目由业务主管部门负责。
（一）学校各学院和部门（以下简称“项目单位”）是各类采购项目的需求部门，也是采购主体。按照本办法的规定履行招标与采购项目管理的各项工作，对项目立项、预算编制、需求制定、政策功能落实、合同签订、履约验收的合法性、合规性、合理性负责。
（二）财务处负责部门预算编制、资金支付、上报政府采购预算指标，督促采购预算执行。
（三）发展规划处牵头负责项目库管理及立项审批、项目绩效评价等，具体流程按照《包头师范学院项目库管理办法（试行）》（包师院办发〔2024〕14 号）执行。
（四）学校各归口管理部门按照职责范围，对项目单位提出的项目立项、预算编制、需求制定等进行专业审查；参与学校重大项目的立项审批和需求制定审查。
（五）国有资产管理处采购中心牵头负责招标与采购活动的组织实施、信息公开、协助处理质疑投诉和政策功能落实等；资产管理科负责通用资产配置审核和组织项目履约验收等。
（六）学校法律顾问负责提供招标与采购工作法律咨询、合同签订审批、处理有关法律事务等。
（七）审计处依据国家有关法律法规和相关制度规范对使用学校各类资金投资新建、改建、扩建的基本建设项目和修缮改造项目进行工程项目管理审计。具体流程按照《包头师范学院内部审计工作管理办法（2023年修订）》（包师党办发〔2024〕1号）执行。
（八）学校后勤及运营管理处是各类维修及装修改造工程项目（含各学院、各部门开展的各类维修及装修改造工程项目）的归口管理部门。
（九）学校基建规划处是各类新建、改建、扩建工程及其配套服务（勘察、设计、监理等）项目的归口管理部门，依据相关内控制度配合国有资产管理处采购中心完成项目采购招标和其他相关工作。
第三章 采购预算管理
第九条 采购预算是学校年度预算的重要组成部分，须与学校年度预算同步编制。学校严格遵循“先预算，后计划，再采购”的工作原则，按各资金来源编制采购预算。
项目单位要根据学科专业建设、部门发展、人员配备情况等，认真谋划、精心编制年度内的采购预算和采购计划，做到编全、编实、编准、编细。在落实习惯过紧日子要求下，严禁无预算、超预算采购，不得擅自改变政府采购预算金额和用途。
所有政府采购项目（包括执行《中华人民共和国招标投标法》的政府采购工程项目）都应当纳入政府采购预算编报范围，做到应编尽编，与部门预算同步编报，坚持先有预算后采购，严禁无预算、超预算开展政府采购。
第十条 建立项目单位、业务管理部门、财务处、国有资产管理处等部门之间的沟通协调机制，实现部门之间的信息共享，使采购预算能够满足学校各项业务工作计划的需要，同时也能够和资产存量情况相适应，保证资源分配的效率性并控制政府采购成本，避免出现重复购置、浪费资金的情形。
第十一条 财务处按照包头市财政主管部门和教育主管部门有关要求做好采购计划及预算的申报备案等工作，并根据工作需要向各单位和部门及时做好备案结果的下达。
第十二条 学校年度采购预算一经审定，原则上不得调整，确因特殊原因需要调整和增列的，应当由项目单位申请提出采购预算和计划调整方案报学校审批。
年中追加预算不属于调整范围。
第四章 采购需求管理
第十三条 学校凡需执行采购事项的，项目单位应当做好该项目的采购需求调查和可行性论证。
采购需求，是指项目单位为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。
商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付(实施)的时间(期限)和地点(范围)、付款条件(进度和方式)、包装和运输、售后服务、保险等。
第十四条 项目单位在确定采购需求前，应当通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息、技术参数、商务要求等，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。
面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3个，并应当具有代表性。
第十五条 项目单位应当根据采购预算和需求调查结果编制采购需求。采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确；应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定；应当符合中央八项规定精神，厉行勤俭节约；应当符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定；应当符合采购项目特点和实际需要，不得超标准编制采购需求。
第十六条 采购申请由项目单位发起，并根据采购需求、论证结果编制采购任务书。
各归口管理或业务管理部门在采购活动开始前需对项目单位采购需求和采购任务书进行审查，提出审查意见。
第五章 采购计划
第十七条 采购计划的提出要紧密围绕学校发展规划和部门、单位工作实际需求，项目的提出要充分考虑先导性、先进性、同步性、系统性。各需求部门在采购预算指标批准范围内，按要求及时编制并提交本部门的采购计划。
（一）货物采购计划应当逐项列明品目名称、技术要求、是否进口、是否用于涉密工作，数量、金额、经济分类及编号等有关内容，同一预算项目下相同品目归并编列。涉及《政府采购品目分类目录》中的品目，编制预算时品目要编到底级。
（二）服务采购计划应当包括服务内容和要求，相应的实施方案和预算编制依据。
（三）工程维修及装修改造项目采购计划应当包括实施方案和支撑材料，建设工程项目由基建规划处按立项批复文件报备。
第十八条 各项目单位编制采购计划应当符合相关要求，主要包括：
（一）应在财务处下达的采购预算金额内，依据本部门的采购需求进行编制，完整反映采购预算的落实情况。
（二）应在充分做好落实资金、调研论证、确定采购需求等前期准备工作的基础上编制。
（三）不得将应当以公开招标方式采购的采购项目化整为零，或者以其他任何方式、理由规避公开招标采购。
（四）不得将同一个经济分类下或同一个专项下的经费分批次采购类似的货物或服务，涉嫌对项目以化整为零的形式申请采购。
（五）各项目单位的校内工程维修及装修改造项目采购计划需要报后勤及运营管理处，由后勤及运营管理处负责组织申报。
第十九条 采购计划的审核审批
（一）归口管理或业务管理部门对各项目单位提出的采购计划进行合理性审核。
（二）国有资产管理处采购中心应当对采购计划的通用资产配置标准进行审核，国有资产管理处资产管理科应当对需入固定资产项目的资产配置、存量、存放场地等进行审核。财务处应当对采购计划所列采购事项是否已列入预算进行审核并下达采购指标。
（三）项目单位对单台（套）采购预算金额10万元及以上的大型教学科研仪器设备进行可行性论证，其中单台套在30万元及以上的教学科研仪器设备还需由教务处或科技处组织论证，并提交论证报告。
第二十条 分散采购限额标准（80万）及以上的采购项目一般须在采购活动开始前30日，在“内蒙古自治区政府采购网”公开采购意向，内容主要包括采购项目名称、预算金额、预计采购时间，采购名称、数量、主要功能或目标以及需满足的质量、服务、安全、时限等要求。未按要求公开采购意向的采购项目，不得开展政府采购活动，但涉密项目、不可预见或不可抗力急需开展的采购项目、框架协议采购项目、电子卖场采购项目、直接确定供应商的项目等可不公开采购意向。
第六章 采购活动
第二十一条 学校采购需履行报批手续，预算金额在3万元及以上的采购项目由项目单位发起申请，由国有资产管理处进行审批，未经批复的项目不得私自采购。预算金额在3万元以下的按照项目单位内控制度履行采购手续。
第二十二条 各类资金用于采购事项，应当事先经业务管理部门审核同意；各类维修及装修改造采购项目，应当由后勤及运营管理处归口管理；涉及信息化建设的采购项目应当事先经网络信息中心审核同意，相关要求按照《包头师范学院信息化建设管理办法(修订)》（包师院办发〔2025〕12号）执行。
第二十三条 采购项目的限额标准和采购方式按照《包头师范学院采购管理办法（修订）》（包师院办发〔2024〕7号）中的相关规定执行。
第二十四条 国有资产管理处采购中心和项目单位按照项目批办时确定的组织形式和采购方式依法开展采购活动或委托招标代理机构开展采购招标活动。
第二十五条 在规定的期限内，学校法人代表或其授权委托人与中标（成交）供应商法人代表或其授权委托人签订采购合同，政府采购项目合同需要在内蒙古自治区政府采购云平台备案。相关要求按照《包头师范学院采购合同管理办法》执行。
第二十六条 政府采购项目需在“内蒙古自治区政府采购网”公开采购信息；非政府采购项目需在公共媒体以及包头师范学院国有资产管理处或项目单位网站公开采购信息。
信息公开要求全面、准确、及时、完整，应当严格按照保密审查原则和程序，对拟公开的采购意向、采购文件、采购合同等信息进行审查，确保涉密和敏感事项不外泄。
第七章 履约验收和资金支付
第二十七条 项目采购完成后，项目单位应按照《包头师范学院采购项目验收管理办法（试行）》（包师院办发〔2021〕25号）中规定的相关要求进行履约验收。
第二十八条 项目验收合格（工程项目需完成项目审计）后，项目单位将发票、验收单/报告以及相关规定材料提交财务处，由财务处复核并按照采购合同约定支付方式和比例，办理项目资金支付。
第二十九条 使用专项资金的政府采购项目，项目单位还需提交支付申请单、合同、发票、验收单/报告等材料到国有资产管理处采购中心，由采购中心按照采购合同约定的支付比例打印支付令，财务处复核后办理项目资金支付。
第八章 质疑答复和监督检查
第三十条 国有资产管理处采购中心牵头负责组织涉及学校招标与采购事项的询问、质疑和投诉答复工作。
供应商对采购活动事项依法提出询问的，项目单位应当在3个工作日内作出答复，但答复的内容不得涉及商业秘密。
收到供应商提出的质疑函或采购代理机构转送的质疑函后，项目单位应当根据质疑事项配合国有资产管理处采购中心和采购代理机构在7个工作日内做出答复，并提交相关佐证材料，答复内容及佐证材料应当真实、完整、客观、公正。
对投诉事项以及任何单位和个人的控告、检举，校内各单位均应积极配合，做好调查取证和答复处理等工作。不得拒收供应商在法定质疑期内发出的质疑函。询问或者质疑事项可能影响中标、成交结果的，应当暂停签订合同。已经签订合同的，应当中止履行合同。
第三十一条 财政部门依法进行投诉处理调查取证的，相关部门和人员应当如实反映情况并提供相关材料。对在采购活动及询问答复和投诉处理过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，采购人员和有关人员应当保密。收到暂停采购活动通知后，应当立即中止采购活动，在法定暂停期限结束前或者财政部门发出恢复采购活动通知前，不得进行该项采购活动。
第三十二条 各项目单位应当加强采购岗位风险防控。对关键岗位实施重点监督，需求制定、专家选取、现场评审、履约验收等重点环节原则上由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。采购需求制定与内部审查、采购文件编制与复审、采购组织与履约验收、合同签订与验收评价等关联岗位互相分离。
第三十三条 各项目单位应当建立健全内部采购事项集体议事决策机制。对涉及“三重一大”的采购事项应集体决策，决策过程要形成完整书面记录，任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。
第三十四条 建立采购内部协同监督机制，学校纪委办公室、审计处作为学校采购监督机构，依法对政府采购活动实施监督，可采取适时监控、随机抽查、专项调查等方式对采购活动进行监督检查。对采购活动中的违法违规行为，及时调查处理。若涉嫌犯罪的，应移交相关部门依法追究刑事责任。
第三十五条 所有参与采购项目管理的工作人员均应遵守国家相关法律法规，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则、廉洁自律，主动接受监督。任何单位和个人均有权检举学校采购活动中的违法、违规行为。
第九章 附 则
第三十六条 本办法中集中采购目录及有关政策、采购品目、采购限额标准等内容，根据法律法规制度规定进行随时调整。
第三十七条 本办法未尽事宜，按有关法律法规和自治区政策规定执行。
第三十八条 本办法自发布之日起执行。
第三十九条 本办法由国有资产管理处负责解释。
